Validar (ou rejeitar) o pagamento de um aluno
Quando um aluno envia o comprovativo da mensalidade, fica a aguardar que a academia o confirme. Este guia mostra como fazes essa validação como administrador (o fluxo do professor é igual, na área dele).
Quem pode validar: administrador e professor. O aluno fica com a mensalidade a amarelo (aguarda validação) até alguém aqui confirmar.
Onde aparecem os pagamentos a validar
- Atalho mais rápido: no menu, abre Centro de Ações — os pagamentos a validar aparecem como cartões. Carrega num e cais já com a janela de validação aberta (ver o guia Centro de Ações).
- Em alternativa, abre Pagamentos (ícone do cartão). No topo, o cartão Pagamentos a Validar mostra quantos estão à espera.
O badge do item Pagamentos já não conta os pagamentos a validar — esses estão no Centro de Ações. O badge de Pagamentos sinaliza agora o que está a cobrar (mensalidades atrasadas).
Validar um comprovativo
- Na lista, encontra a linha do aluno com estado Aguarda validação.
- Carrega em Ver comprovativo para abrir a foto/PDF que o aluno enviou e confirma que o valor e a data batem certo.
- Se estiver tudo bem, carrega em Validar. A mensalidade passa a Em dia (verde) e o aluno recebe uma notificação.
- Se for um pagamento de família (vários dependentes), o Validar marca todas as mensalidades desse mês de uma vez.
Rejeitar um comprovativo
- Se algo estiver errado (valor não corresponde, imagem ilegível), carrega em Rejeitar. É imediato - não há campo de motivo.
- O aluno recebe uma notificação com texto fixo ("O teu comprovativo de {mês} foi rejeitado. Submete um novo.") e a mensalidade volta a Pendente - ele reenvia e volta a aparecer-te aqui para validar.
Como a notificação não explica o que falhou, se o motivo não for óbvio para o aluno vale a pena dizer-lho por fora (WhatsApp, ao balcão). O motivo escrito existe nas encomendas da loja, não nos pagamentos.
Filtrar a lista
Por cima da lista tens Aluno (pesquisa), Estado, Modalidade, Plano e Tipo.
O Plano responde à pergunta que a modalidade não responde: o Kids 4+ e o Kids 7+ podem ser ambos "Jiu-Jitsu Infantil", e só o plano os separa.
Os filtros valem para a página inteira - a lista, os cartões de contagem do topo, o Rever pendentes e o Validar todos. Ficam no endereço da página, por isso podes guardar o link já filtrado.
Tratar muitos de uma vez
Quando tens uma pilha de comprovativos à espera, há dois atalhos na barra de ações dos pagamentos:
- Rever pendentes - o despacho rápido. Abre os comprovativos um de cada vez, do mais antigo primeiro, com um contador "atual / total". Em cada um decides Validar, Rejeitar ou Saltar e passas logo ao seguinte, sem voltar à lista. Continuas a rever cada comprovativo — no fim vês um resumo ("X validados · Y rejeitados").
- Validar todos - marca todos os pendentes como recebidos sem abrir cada comprovativo (validação "cega"). Antes de avançar, mostra a lista e o total, e pede confirmação ("Validar N pagamentos sem rever?"). Cada validação fica no registo de auditoria. "Todos" são os que estão a passar os filtros - modalidade, plano, tipo e pesquisa. O mês não entra: quem aguarda validação aparece aqui venha do mês que vier. Confirma o que está filtrado antes de carregares; o número no botão e a lista do modal dizem o mesmo.
Atenção: o Validar todos só aparece se a academia o tiver ativado em Configuração → Taxas e mensalidades → "Validar pagamentos em lote sem rever". Só é recomendado quando recebes ao balcão/em numerário e não há comprovativo digital para rever. Se precisas de ver cada comprovativo, usa antes o Rever pendentes.
Desfazer: reverter, anular ou reembolsar
São três coisas diferentes, e trocá-las estraga as contas do mês. O que as separa é se entrou dinheiro.
| A situação | O botão | O que acontece |
|---|---|---|
| Validaste a mais - o comprovativo afinal não servia | Reverter validação | A linha volta a Pendente e o aluno volta a submeter |
| A cobrança não devia ter existido - lançada por engano, com o tipo errado, duplicada | Anular cobrança | A linha fica sem efeito. Não devolve nada, e não entra no relatório de reembolsos - porque devolução não houve |
| Entrou dinheiro e tem de voltar | Reembolsar pagamento | Devolve. Se entrou por cartão, a Orira pede o reembolso ao Stripe antes de mudar o estado |
Os três estão no menu de ações da linha, em Pagamentos (no telemóvel, na folha de ações que abre ao carregar na linha).
O Anular cobrança pede sempre um motivo. É o que fica no registo, com o teu nome, e é o que explica dali a três meses porque é que aquela mensalidade não conta. Antes, uma cobrança lançada por engano só saía da lista com um pedido ao suporte.
Um pagamento cobrado por cartão não se anula. A Orira recusa e manda-te ao reembolso: anular deixaria o dinheiro na conta da academia com a app a dizer que a cobrança não conta. Para o que não passou pelo cartão (MB WAY, transferência, numerário), anular é o caminho certo — dinheiro não entrou.
Anexar o comprovativo em nome do aluno
Nem todos conseguem submeter na app. Quando a pessoa te mostra o comprovativo ao balcão, por email ou por WhatsApp, podes anexá-lo tu:
- Em Pagamentos, ao marcar um pagamento como recebido, o modal tem um campo de ficheiro opcional — escolhes lá a foto ou o PDF que te mostraram.
- Se o pagamento já tem comprovativo, a Orira não o sobrepõe em silêncio: pergunta primeiro ("Substituir comprovativo"), e podes Manter o que lá está. Sobrepor a prova de outra pessoa não é efeito lateral de um clique.
Anexar não é validar. O comprovativo entra sem mexer no estado do pagamento — nunca o põe a aguardar validação. É de propósito: se pusesse, acabavas a validar o que tu próprio submeteste, e o registo de auditoria ficava com dois passos que parecem separação de funções e não são. Se recebeste o dinheiro, marca como recebido; anexar é o registo da prova, à parte.
Quando a prova não é do aluno
Um comprovativo anexado pelo staff mostra o selo "Comprovativo anexado pela academia" (ou "Comprovativo anexado por {nome}") na janela de validação. Vale a pena olhar para ele antes de validar: diz-te que o que estás a ver é o que a academia garantiu, e não o que o aluno provou. É a diferença entre uma prova submetida por quem pagou e uma prova recolhida por quem recebeu.
Notas
- Não precisas de esperar pelo aluno. Se recebeste o pagamento em numerário ao balcão, podes registar e validar diretamente a partir desta página.
- Os pagamentos com estado Pendente (cinzento) ainda não têm comprovativo submetido - não há nada a validar até o aluno enviar.
- Pagamentos marcados como Isento não entram nesta lista nem contam para receita/repasses.