Encarregados que não treinam (e os que começam a treinar)

Quando um pai ou mãe inscreve um filho, fica com ficha própria na academia — mas marcada como Responsável (não praticante). Serve para gerir os dependentes, receber as cobranças e aceder à conta. Não conta como aluno.

Esta página trata do que fazer quando essa pessoa muda de estado: começa a treinar, deixa de treinar, ou sai da academia.

Onde estão os encarregados

A lista de Alunos mostra praticantes. Os encarregados que não treinam estão no filtro Responsáveis, na barra de filtros.

Sem esse filtro, a única forma de chegar à ficha de um encarregado é entrar pela ficha de um filho e clicar no nome do responsável.

Um encarregado que decide começar a treinar

É o caso mais comum: a mãe que anda a trazer os filhos e decide inscrever-se.

Não crie um aluno novo. A ficha dela já existe — é a mesma pessoa, com o mesmo email. Criar um aluno novo com esse email dá erro, porque o email já está em uso.

O caminho certo:

1. Abre a ficha dela (pelo filtro Responsáveis, ou pela ficha de um filho)
2. No menu de ações (⋮), escolhe Tornar praticante
3. Confirma

A partir daí a ficha comporta-se como a de qualquer aluno: podes inscrevê-la num plano pelo botão de inscrição normal, marcar presenças e lançar graduações.

Se tentares criar um aluno novo com o email dela, o sistema diz-te de quem é o email e oferece Abrir ficha — leva-te ao sítio certo.

Não é preciso um segundo email. A conta é a mesma; muda apenas o que ela é na academia.

Um praticante que volta a ser só encarregado

Se deixar de treinar mas continuar a ter filhos inscritos, usa Voltar a responsável no mesmo menu.

Antes disso, cancela a inscrição dela — a ação é recusada enquanto houver uma inscrição ativa.

O que se mantém: as graduações conquistadas. O seguro sai com a inscrição, como a qualquer pessoa que deixa de treinar (ver as regras do seguro).

O sistema nunca faz isto sozinho. Cancelar a inscrição de um aluno não o transforma em encarregado — quem cancela o plano é um ex-aluno, com o historial que conquistou. Só tu podes declarar que alguém voltou a ser apenas encarregado.

Desativar um encarregado que tem filhos a treinar

Aqui há uma decisão a tomar, e o sistema pergunta-a.

Ao desativar um encarregado com dependentes ativos, aparece um aviso com o número de filhos e uma opção:

Usa a segunda quando a família sai toda. Usa a primeira quando é só o encarregado (por exemplo, mudou-se e o outro progenitor passa a acompanhar).

Atenção: reativar o encarregado mais tarde não repõe as inscrições dos filhos. Se cancelares por engano, tens de as criar de novo. Por isso a opção vem desmarcada.

Se o encarregado não treina, a primeira opção não existe. Sem inscrição própria, desativá-lo sozinho não cancela nada: só lhe corta o acesso — e um encarregado desativado não consegue entrar para pagar — enquanto as mensalidades dos filhos continuam a ser geradas em nome dele. O sistema recusa e diz quem são os filhos em causa. Ou marcas Desativar também os dependentes, ou cancelas antes as inscrições deles e voltas a tentar.

Quem paga por quem tem conta própria

Um dependente é sempre pago pelo encarregado — não há nada a decidir. O caso diferente é o de duas contas: o filho que fez 18 anos e tem conta própria mas cujo pai continua a pagar, o atleta patrocinado, os irmãos em que um trata de tudo.

Na ficha do aluno, no cartão Responsável financeiro, defines quem paga. A partir daí:

• as mensalidades dos meses seguintes são cobradas a essa pessoa, e é a ela que chega o aviso por email;
• numa academia com cobrança consolidada, essas mensalidades entram na mesma conta do mês dessa pessoa — paga tudo de uma vez;
• desativar quem paga passa a ser recusado enquanto houver alguém a treinar por sua conta. A app diz-te quem é: ou mudas o responsável financeiro dessas pessoas, ou cancelas as inscrições delas.

A pessoa é avisada: recebe uma notificação quando alguém passa a pagar por ela (ou deixa de pagar), e a página de pagamentos dela passa a dizer quem paga. A relação é declarada por ti na ficha dela e faz o aviso mensal mudar de destinatário — não pode ser uma mudança silenciosa.

Isto só está disponível em academias com cobrança consolidada. Nas outras, quem pagasse recebia o aviso sem ter como pagar na app, e a Orira prefere recusar a entregar meia funcionalidade.

Duas coisas que a app não faz, de propósito:

• não mexe nas mensalidades já emitidas. Definir quem paga vale daqui para a frente; o que já foi cobrado fica no nome de quem o recebeu. Para mudar o passado existe a transferência de dependentes, que é explícita e diz o que moveu;
• não deixa fazer cadeias. Quem já paga por alguém não pode passar a ser pago por outra pessoa, e vice-versa. A relação é de um nível só — com cadeias, "quem recebe esta conta?" deixava de ter resposta simples.

Mudar de encarregado

Pais que se separam, uma avó que passa a tratar das inscrições, o encarregado que sai e o filho fica: na ficha do dependente, no menu de acções, tens Transferir para outro responsável. Procura pelo nome — só aparecem contas activas desta academia.

O que muda de mãos:

O histórico do filho — presenças, graduações, inscrições antigas — não se move nem se perde: continua na ficha dele.

Se o responsável anterior ficar sem ninguém a treinar e não treinar ele próprio, a app pergunta-te se queres desativá-lo, tal como quando sai o último dependente.

Quando sai o último dependente

Ao desativar o último dependente ativo de um encarregado que não treina, o sistema pergunta o que fazer à ficha dele — porque fica sem ninguém a treinar e sem inscrição própria.

• Manter ativo — se vais inscrever outra pessoa em breve
• Desativar também — se a ligação à academia terminou

Nenhuma das opções é a "certa": depende do caso. Se não decidires nada, a ficha fica ativa e continua a aparecer no filtro Responsáveis.