Gerir o seguro dos alunos (admin)

A página Seguros é o lado operacional e financeiro do seguro anual de acidentes desportivos: vês o estado de cada aluno, cobras quem ainda não pagou, exportas a lista para o mediador e reconcilias o que recebeste com o que pagaste à seguradora.

Para o lado do aluno (aderir, pagar, estados que ele vê), ver Seguro de acidentes desportivos.

As regras do seguro

Entra com a inscrição. Só quem tem o seguro pago vai na lista para a seguradora.
Renova uma vez por período (no aniversário da adesão ou na data fixa), e só a quem continua inscrito.
A pausa não é saída. O seguro por pagar fica à espera e volta a ser cobrado no regresso.
Sai quem fica sem nenhuma inscrição ativa, no dia em que a última fecha: desativar a ficha, cancelar a inscrição, fim do pré-aviso ou remover da academia. O que estava por pagar é anulado. Se estava pago, a saída aparece em Movimentos para a agência e a pessoa sai da lista enviada ao mediador.
O estorno depende da seguradora, e diz-se em Configuração (ver abaixo). Se a seguradora devolve, vês o estorno estimado e quem volta no mesmo período paga o seguro outra vez. Se não devolve, o que foi pago cobre até ao fim do período e quem volta não paga duas vezes.
Não é receita da academia. O seguro passa pela academia a caminho da seguradora, por isso não entra no Recebido nem no Total a faturar do painel, nem na receita dos Relatórios. Aparece à parte, no cartão Total a faturar, para a caixa continuar a bater certo com o banco.

Mudar de plano não é sair: a inscrição antiga fecha e a nova abre no mesmo momento.

Primeiro: ativar e configurar (em Configuração)

A configuração do seguro não está nesta página - está em Configuração → Pagamentos, secção Seguro:

Seguro anual - liga/desliga a funcionalidade.
Valor anual por aluno (€) - a taxa que cobras a cada aluno, uma vez por ano.
Prazo de pagamento (dias) - prazo sugerido para a cobrança (por omissão 14).
Ciclo de renovação da apólice - define o modelo de apólice (ver abaixo): Aniversário de cada atleta ou Data fixa (apólice coletiva). Se escolheres data fixa, indicas ainda o Mês de renovação.
Emails automáticos de seguro - quando ligado, as cobranças de seguro entram nos lembretes automáticos de pagamento; quando desligado, o seguro é cobrado na mesma, mas os avisos só saem quando tu carregares em Avisar atletas.
A seguradora devolve o prémio de quem sai - liga se a seguradora devolve a parte do prémio que ficou por usar quando um atleta sai (regra 5). Ligado, aparece também o Prémio real por atleta (€/ano): o que pagas ao mediador por atleta, para estimar o estorno. Pode ser diferente do valor que cobras.
Seguradora e Mediador (+ email do mediador: nas segundas-feiras em que a lista de cobertos mudou, recebe a lista actualizada e quem entrou e saiu desde o último envio).
Obrigatório a partir de (data) - a partir desta data a adesão passa a obrigatória. Deixa vazio para ser voluntário.
Permitir recusa de atletas já inscritos e o texto da declaração de não-subscrição.

Com que insistência é pedido. Enquanto o seguro for voluntário (sem data de obrigatoriedade), quem carregar em Agora não só volta a ver o convite passado um mês. Com data de obrigatoriedade, o aviso é bloqueante e não se cala: a única saída é aderir ou, se ligares Permitir recusa de atletas já inscritos, assinar a declaração de não-subscrição. Sem essa opção ligada, quem já cá estava e não quer o seguro fica com um aviso que não consegue fechar.

Preencher os campos não liga o seguro. Enquanto o interruptor Seguro anual estiver desligado, o valor não é cobrado a ninguém e o resto da configuração fica só guardado. O painel de administração avisa-te quando tens um valor de seguro por cobrar sem a funcionalidade ligada.

O que o atleta chega a ver: o nome da seguradora (ou, se não a preencheres, o do mediador) aparece na página pública de inscrição e no ecrã de adesão, para a pessoa saber com quem fica segurada. O email do mediador, o prémio real e o resto da configuração ficam só do teu lado. Com o seguro desligado, nem o nome sai: a página pública não recebe nada.

Cobrar a um atleta individual

Além das ações em massa desta página, o cartão Seguro da ficha de cada aluno permite cobrar o seguro só àquele atleta (com opção de lhe enviar o email com o prazo) e marcar a adesão sem cobrar — útil para acordos ao balcão. A cobrança é à prova de duplicados: se já existir seguro deste ano, nada é criado duas vezes.

Enquanto o seguro estiver desligado, a página Seguros mostra um aviso "Seguro anual não está activo" com um atalho para a configuração.

Modelo de apólice: aniversário vs data fixa

O ciclo de renovação controla quando cada atleta é cobrado e renova:

Aniversário de cada atleta - cada pessoa renova no mês em que aderiu. A carteira fica escalonada ao longo do ano (bom quando os atletas entram em alturas diferentes).
Data fixa (apólice coletiva) - a apólice é coletiva e renova toda no mesmo mês, todos os anos (o Mês de renovação que escolheste). A cobrança do seguro é gerada nesse mês para toda a gente de uma vez.

Os estados por aluno

Sem seguro - sem adesão (se recusou, vês também o motivo: "Recusou: tem seguro" ou "Recusou: assume risco").
Pendente - aderiu, mas ainda não há pagamento validado.
Aguardando validação - submeteu comprovativo, à espera que valides.
Com seguro - pagamento confirmado.

Filtras por estes estados nos separadores do topo, e pesquisas por nome ou NIF.

A etiqueta Visitante. Quem nunca se inscreveu nesta academia - o atleta de outra academia que veio treinar, ou quem fez uma experimental e não voltou - aparece na lista marcado como Visitante. Fica à vista de propósito: quem pisa o tatame sem seguro é precisamente quem tens de ver. Mas não é alguém a quem falte tratar do seguro - não lhe é cobrado, e o email a convidar a aderir não lhe sai.

Cobrar e avisar (dois passos separados)

A cobrança está dividida em duas ações independentes, para poderes gerar as cobranças sem enviar emails no mesmo instante:

1. Cobrar seguro (gera as ordens)

Carrega em Cobrar seguro.
A Orira faz primeiro uma simulação e mostra quantas cobranças vai gerar (só para inscritos sem seguro pago - quem já pagou ou já submeteu comprovativo fica de fora).
Confirma em Gerar cobranças.

São criadas as cobranças de seguro (tipo Seguro, pendentes). Os atletas não são avisados neste passo - a operação é idempotente, corres outra vez sem duplicar cobranças.

2. Avisar atletas (comunica o prazo)

Carrega em Avisar atletas.
A simulação mostra a quantos atletas com seguro por pagar vai enviar o aviso (e quantos emails, com titulares e dependentes agrupados por responsável).
Escolhe o prazo de pagamento (a data que vai no email) e confirma em Avisar.

Se as cobranças ainda não existirem, o "Avisar" gera-as na mesma antes de enviar (a geração é idempotente). Assim podes usar só o "Avisar", ou separar: gerar agora e comunicar mais tarde.

Emails automáticos: com o toggle Emails automáticos de seguro ligado (em Configuração), as cobranças de seguro entram nos lembretes automáticos de pagamento e o "Avisar atletas" passa a ser opcional. Com ele desligado, nada é comunicado até carregares em Avisar atletas.

Inscrever um professor no seguro

Os professores (que não têm perfil de Aluno) também podem ser cobertos. Na lista aparecem com a etiqueta Professor; toca na linha para Inscrever. Podes indicar o NIF e o Nome fiscal para a apólice (só é preciso quando diferem do nome de exibição). Inscrever cria a adesão e a linha de pagamento do seguro deste ano, a validar em Pagamentos quando o professor pagar.

Validar os comprovativos

A validação dos comprovativos não é feita aqui - é delegada à página de pagamentos. Quando houver comprovativos por validar, vês o cartão "Seguros por validar" com o atalho Validar em Pagamentos. Depois de validares, o estado do aluno passa a Com seguro.

Exportar e reconciliar

Exportar CSV - descarrega a lista de aderentes para enviares ao mediador/seguradora.
Movimentos para a agência - lista as entradas e saídas desde o último envio; carrega em Marcar como enviado depois de comunicar à agência. As saídas entram sozinhas quando alguém com o seguro pago sai da academia.
Reconciliação - compara o recebido dos atletas com o pago à seguradora e mostra o saldo. Há um atalho para registar o pagamento à mediadora em Gastos.
Estornos estimados - só aparece se a seguradora devolve. Por atleta que saiu: prémio real × meses que ficaram por usar ÷ 12 (o valor oficial vem sempre do mediador).

Plano de arranque (regras de ouro)

Dinheiro primeiro, cobertura depois - cobras aos atletas → recebes → pagas ao mediador → só então a apólice fica ativa.
A data de ativação vem do mediador no fim - nunca a inventes à partida.

Na prática: ativas o seguro e defines o valor em Configuração, marcas o lote inicial de atletas mais ativos (ou deixas a adesão aberta), cobras em Seguros, exportas o CSV, comunicas ao mediador e pagas o prémio. Quando o mediador devolver a data, notificas os atletas e, se quiseres, preenches "Obrigatório a partir de" para o tornar obrigatório.