Inscrever e gerir alunos
Há duas formas de adicionar alunos à academia:
A. Inscrição pública pelo aluno
O aluno acede à página de inscrição pública do site da academia (a partir do site público configurado em Configuração, abre Site público).
Este fluxo só existe se a inscrição pública estiver ligada nas regras da academia. Com ela desligada, usa o fluxo B (criação pelo admin) — os convites por código continuam a funcionar.
O aluno:
- Preenche dados pessoais (nome, email, data de nascimento, telefone, NIF, morada)
- Escolhe um plano disponível
- Faz pagamento e anexa comprovativo (IBAN/MBWay) ou paga numerário
- Recebe email de "inscrição submetida"
A ficha fica em Inscrições, no separador Pendentes. Tu validas:
- Confirma que o pagamento coincide
- Aprovas → o aluno recebe email "Conta activada" + acesso à sua área de aluno
- Rejeitas → o aluno recebe email com o motivo
B. Adição manual pelo admin
Abre Alunos e usa Novo Aluno. No telemóvel, é o + da barra.
Útil quando o aluno já existia (migração de Excel) ou quando paga em numerário no balcão. Preenches os dados directamente. O aluno recebe email com instrução para definir password.
Se o email já estiver registado, não crie uma segunda ficha - e sabe-lo assim que escreves o email, sem preencher o resto. Depende de onde: se a pessoa já é desta academia (o caso do pai ou mãe que já cá está por causa dos filhos e agora quer treinar), o sistema diz-te de quem é o email e oferece Abrir ficha; se a conta é de outra academia, oferece Ligar, e a ficha nasce aqui com o nome e a data de nascimento da conta dela. Ver Encarregados que não treinam.
Nome parecido. Ao escreveres o nome, o formulário mostra quem já existe na academia com esse nome e com que papel (aluno, professor, administrador, ou dependente, com o nome do responsável), com atalho para a ficha. Não bloqueia: se for a mesma pessoa, usa o email dela em vez de criares outra conta.
Ciclo de vida do aluno
Cada aluno está num destes estados:
- Pendente - submeteu inscrição mas o admin ainda não aprovou
- Activo - aprovado, com mensalidade em dia
- Em atraso - a mensalidade do mês actual não foi paga
- Pausado - suspensão temporária de pagamentos (admin pausou); continua na academia e volta quando reativares
- Saiu / Inativo - já não treina (admin desativou); a saída fica registada com data e motivo
Em Alunos filtras por estado: Todos / Ativo / Pausado / Saiu·Inativo. Ao Desativar Aluno na ficha (no telemóvel, no lápis de acções), indica o motivo da saída (ex.: mudou de cidade, lesão, preço) - fica guardado na inscrição como cancelamento, por isso a pessoa não volta a aparecer como "nova inscrição". O kiosk à entrada do tatame lê NFC e mostra um aviso amarelo se o aluno está em atraso.
Filtrar por plano: ao lado do estado tens o filtro Plano, nos dois separadores - Adultos e Dependentes. É a resposta a "quantos tenho no Kids 4+?", que a modalidade não dá quando dois planos partilham a mesma (o Kids 4+ e o Kids 7+ podem ser ambos Jiu-Jitsu Infantil). Atalho: em Planos, o número da coluna Inscricoes abre esta lista já filtrada por esse plano, no separador onde os inscritos estão - um plano de crianças abre em Dependentes.
Pausar pagamentos
Na ficha do aluno, no cartão Pagamentos, podes Suspender pagamentos - também a quem está em dia, sem dívida nenhuma. A pausa marca a pessoa: a geração mensal salta-a enquanto durar, e os pagamentos por pagar do mês atual e de meses anteriores passam a suspensos — os meses já pagos não são afetados. Podes definir uma data de reativação automática (opcional); se a deixares vazia, a suspensão fica sem prazo até carregares em Reativar pagamentos. Enquanto durar, a ficha mostra Em pausa desde (ou até). Os dependentes suspendem-se à parte, na ficha de cada um: a pausa do filho não trava a cobrança do pai, nem ao contrário.
Inscrições com responsável (menores)
Um menor não pode ter ficha de titular. É regra da Orira, não preferência da academia: quem tem menos de 18 anos entra sempre como dependente de um responsável adulto. Se tentares criar um titular com data de nascimento de menor — em Alunos, no balcão, ou pela inscrição pública — a Orira recusa com "Menores não podem ter ficha de titular. Cria a pessoa como dependente de um responsável."
O fluxo é este:
- O responsável (pai/mãe) cria conta primeiro com os seus dados
- Adiciona dependentes (filhos) com nome, data de nascimento, NIF
- Inscreve cada dependente num plano
O dependente partilha a conta do responsável - não tem login próprio até atingir 18 anos. Mas tem ficha de aluno, presenças, graduações e mensalidades como qualquer outro.
Cross-tenant: o mesmo aluno em duas academias
A Orira é multi-tenant - uma pessoa pode ser aluna de várias academias. O email é a chave única global. Quando o aluno se inscreve numa segunda academia usando o mesmo email da primeira:
- A pesquisa por email detecta a conta global
- Pedimos um código (OTP) por email para confirmar que a conta é dele
- Criamos uma nova ficha de aluno na segunda academia ligada à mesma conta
O aluno vê todas as suas academias no seu dashboard global. Também pode juntar-se a uma segunda academia diretamente a partir do dashboard - basta escolher a academia e o plano (ou introduzir um código de convite se for um plano privado).
Dependentes com identidade cross-tenant
Quando um pai inscreve o mesmo filho em duas academias, a Orira liga ambas as inscrições à mesma identidade de dependente (nome, data de nascimento, foto, sexo). A ligação acontece automaticamente quando o pai junta o filho a partir do dashboard e o escolhe da lista; se a inscrição for por outro fluxo, a plataforma tenta resolver automaticamente pelo par (nome, data de nascimento).
Resultado: a foto/identidade do filho aparece igual nas duas academias e o pai vê tudo agregado no seu dashboard.
Ficha de dependente (admin/professor)
A ficha do dependente tem paridade total com a ficha de aluno:
- Notas do professor - específicas ao dependente (não se misturam com as notas do pai).
- Suspender pagamentos - equivalente ao do aluno.
- Terminologia "Dependente" consistente em todos os ecrãs (em vez de "Filho", "Menor", etc.).