Papéis e fluxos de operação

Este artigo explica quem pode fazer o quê na tua academia e como se ligam os principais fluxos de operação. Tudo é por academia: dados de uma academia nunca aparecem noutra.

Os papéis em uma linha

Aluno - gere a sua vida na academia: paga, marca presença, vê graduações, inscreve-se, gere dependentes (filhos).
Professor - opera o dia-a-dia das suas aulas: presenças, validações, graduações, notas e repasses próprios.
Administrador - controla a academia inteira: pessoas, dinheiro, horários, stock, kiosk, relatórios e configuração.
Balcão - posto de atendimento partilhado, sem login pessoal: os operadores destrancam por PIN.

Um mesmo utilizador pode acumular perfis (ex.: um admin que também é professor, com um seletor de perfil no topo). Um aluno pode ser "não praticante" e servir só para gerir os filhos.

Os fluxos principais

Inscrição (um aluno entra num plano)

O aluno inscreve-se sozinho na página pública de inscrição (com código por email), ou o staff cria a inscrição em Alunos ou no Balcão. A inscrição nasce pendente e um professor da modalidade ou o admin aceita (ou rejeita). Pode ainda somar taxa de inscrição e seguro, conforme a configuração. O cancelamento tem pré-aviso (tipicamente 2 meses).

Pagamento (mensalidade, avulso, tag, loja)

As mensalidades são geradas todos os meses (ou criadas à mão). O ciclo é: pendente, depois o aluno carrega em Submeter comprovativo (fica a aguardar validação), e o staff carrega em Validar (fica em dia) ou Rejeitar. Se passar a data sem pagamento, fica em atraso. O admin pode estornar (com reintrodução de password). No Balcão, o operador cobra diretamente. Quando a academia tem Stripe ligado, o aluno também pode pagar por cartão.

Presença (check-in numa aula)

Há três origens: o kiosk NFC (sem login), a marcação pelo professor/admin, e a auto-marcação do aluno (que fica por confirmar até o professor validar). O kiosk só aceita check-in dentro da janela de horário da aula (por omissão 30 min antes e 60 min depois). Ver Gerir presenças e Instalar o Kiosk NFC.

Graduação (progressão de faixa ou grau)

O aluno submete um pedido, ou o professor regista a graduação. Fica pendente até um professor ou o admin validar (ou rejeitar). Existe ainda histórico de graduações entre academias Orira.

Aula avulsa ou privada (agendamento)

O aluno marca a aula, submete comprovativo e o staff valida ou rejeita.

Encomenda da loja

O aluno encomenda, paga (cartão ou comprovativo) e o admin marca como paga e, depois, entregue.

Tag NFC

O admin compra tags (recomendado: a partir de Encomendas no Orira Hub) e atribui cada tag a um aluno. O aluno pode pedir uma 2ª via no perfil, gerando um pagamento de taxa de tag. Ver Instalar o Kiosk NFC.

Repasse interno (comissão do professor)

Só em academias com modelo por instrutor: o admin define regras de comissão e o sistema calcula o repasse mensal de cada professor. Academias geridas pela Orira não calculam repasses (tudo entra na receita central).

O que o ALUNO pode fazer

Perfil e conta: editar perfil e foto, password, biometria/passkey, PIN, NIF, aderir/recusar seguro, gerir dependentes.
Inscrições: ver planos e orçamento, inscrever-se, pedir e desfazer cancelamento.
Pagamentos: ver mensalidades, submeter comprovativo, pagar por cartão, pedir adiamento.
Presenças: ver histórico, auto-marcar (fica por confirmar), cancelar pendente.
Aulas avulsas/privadas: marcar, submeter comprovativo, cancelar.
Graduações: ver faixa e histórico, submeter pedido, importar de outra academia.
Loja: ver catálogo, encomendar, pagar, acompanhar, avisos de reposição.
Comunidade: colegas, calendário de competições ("Eu vou"), conquistas, documentos, parceiros, férias, calendário externo (iCal/Google), pedir 2ª via de tag, notificações.

O que o PROFESSOR pode fazer

Tudo filtrado pelas modalidades que ensina.

Perfil: dados pessoais e foto, visibilidade pública, próprio histórico de graduação, IBAN/MB WAY para repasses.
Alunos: ver os seus alunos, inscrever, mudar plano, cancelar/remover, suspender/reativar pagamentos, marcar férias, escrever notas.
Presenças: marcar (individual ou turma inteira), ver e validar pendentes.
Filas de aprovação: inscrições, pagamentos, graduações e agendamentos das suas modalidades.
Aulas: ver e gerir as suas aulas e instâncias, reivindicar aulas sem professor, controlar o ecrã do tatame (quando disponível).
Leads: aulas experimentais e seguimento de interessados.
Extras: dashboard, relatórios e repasses próprios, calendário (iCal/Google), loja, colegas, documentos, parceiros.

O professor-chefe (em academias por instrutor) recebe todos os repasses, vê a receita líquida real e é o titular dos dados de pagamento mostrados aos alunos.

O que o ADMINISTRADOR pode fazer

Inclui tudo o que o professor faz, e ainda:

Dashboard e configuração: estatísticas, checklist de arranque, branding, métodos de pagamento, feature toggles, audit log, export RGPD, site público, equipa e billing, designar Gestor.
Pessoas: criar/editar/desativar alunos e professores, dependentes, suspender pagamentos, férias, promover aluno a professor.
Planos e inscrições: criar/editar planos, criar inscrições, mudar plano, aprovar cancelamentos, aceitar/rejeitar inscrições.
Pagamentos: criar manuais, validar, rejeitar, estornar, ver estatísticas.
Presenças: marcar (individual ou em lote), validar pendentes.
Horários e calendário: criar/editar horários (com versionamento e gestão de instâncias), tipos de sessão, faixas etárias, feriados.
Modalidades e graduações: configurar modalidades, critérios de graduação, validar graduações.
Dinheiro interno: regras de repasse, gastos e P&L.
Loja e stock: produtos, variantes, movimentos, alertas, visibilidade e encomendas.
Kiosk NFC: criar kiosks e tokens, atribuir/remover tags, ver logs.
Comunicação e conteúdo: anúncios, documentos, calendário de competições, parceiros, relatórios, rede multi-filial.

Onde comprar tags e ver o hardware

Comprar tags NFC personalizadas: a partir de Encomendas no Orira Hub.
Montar o terminal de check-in: Instalar o Kiosk NFC.
Lista de equipamento: Hardware recomendado.