O Balcão (Receção)

O Balcão é o posto de atendimento da academia: um PC ou tablet onde um operador atende quem chega à porta - cobra mensalidades e avulsos, inscreve alunos, regista presenças e resolve pagamentos em atraso. Não tem login pessoal: o dispositivo é ativado uma vez e, a partir daí, cada operador entra com o seu PIN.

Não confundir com o Kiosk NFC: o kiosk é o terminal automático de entrada (o aluno encosta o cartão e entra sozinho, sem ninguém a operar); o balcão tem sempre uma pessoa a atender. Para o kiosk, ver Instalar o Kiosk NFC num tablet.

Como funciona, em resumo

Crias um token de balcão no painel - um por cada PC/tablet.
Ativas o dispositivo uma vez, abrindo o link de ativação (ou lendo o QR). Fica guardado nesse dispositivo; a partir daí a receção abre sem login.
Cada operador (admin ou professor) entra com o seu PIN (4 a 6 dígitos).
O operador atende: cobra, inscreve, marca presença. Tudo fica registado, com estatísticas do dia e da sessão.

Criar o token do balcão (admin)

No painel, entra como admin e vai a Balcão (Receção) (Balcão).
Dá um nome ao balcão (ex.: "Balcão principal", "Receção sala 2") e carrega em Criar token.
Aparece uma única vez o URL de ativação e o respetivo QR. Copia/guarda - se o perderes, tens de criar outro token e revogar este.

Cada PC/tablet tem o seu próprio token. Revogar um token corta o acesso desse dispositivo de imediato - útil quando um PC deixa de ser usado ou o link se perde.

Ativar o PC ou tablet (uma vez)

No dispositivo do balcão, abre o link de ativação (ou aponta a câmara ao QR). Confirma e és reencaminhado para o balcão.
A ativação fica guardada nesse dispositivo (num cookie seguro), por isso só a fazes uma vez por dispositivo. Depois, abrir a receção entra direto, sem login.
Atalho: na área Balcão (Receção) do painel há um botão "Abrir balcão" que abre a receção neste dispositivo (desde que já esteja ativado).

Os operadores entram por PIN

O balcão é partilhado e não tem login pessoal - protege-se por PIN:

Cada admin ou professor define o PIN no seu Perfil, no cartão PIN de segurança. O PIN é da conta Orira, não desta academia: quem dá aulas em duas academias usa o mesmo PIN nas duas. O cartão aceita 4 a 6 dígitos, e qualquer um deles serve no balcão.
No mesmo cartão, liga o Modo recepção. É o que dá acesso ao balcão: sem ele a pessoa continua a aparecer na lista de operadores, mas o PIN é recusado. (O Ecrã de bloqueio, ao lado, é outra coisa e vem desligado: só se o ligares é que o painel se tranca ao fim de 10 minutos sem uso e pede o mesmo PIN para voltar. É esse o "código" que aparece a meio de uma edição a quem não sabe que o tem ligado - e desliga-se no mesmo sítio onde se ligou.)
No balcão, o operador escolhe-se na lista e introduz o PIN para desbloquear. A barra do topo mostra o operador ativo; "Trocar utilizador" volta ao ecrã de bloqueio.
Por inatividade, o balcão bloqueia-se sozinho - para não deixar a caixa e os dados abertos quando ninguém está a atender.
Sem PIN definido? A app avisa e o operador define-o no perfil. Se alguém se esquecer do PIN, pode repor-se o PIN a partir do próprio balcão; a pessoa escolhe depois um novo no Perfil.

O que se faz no balcão

Cobrar - mensalidades, aulas avulsas, taxa de tag NFC e artigos da loja, com o método usado ao balcão (numerário, MB WAY ou transferência). Se a pessoa te mostrar um comprovativo (transferência feita no telemóvel, print do MB WAY), podes anexá-lo à cobrança logo a seguir a registá-la — fica gravado que foi a academia a anexar, e não o aluno. Ver Validar o pagamento de um aluno. Se a cobrança que liquidas era a última que faltava numa inscrição à espera de aprovação, a inscrição fica aceite no mesmo acto - o dinheiro entrar ao balcão vale o mesmo que entrar pelo cartão ou por comprovativo validado. Antes ficava paga e pendente, e a pessoa levava com "não faz parte do teu plano" no tablet à porta.
Inscrever - criar a inscrição de um aluno na hora. Nasce pendente e um professor da modalidade ou o admin aceita depois. A lista mostra os planos activos da academia: os que a pessoa já tem vêm marcados como "Já inscrito", e os que só se abrem por convite ou estão fora da inscrição pública vêm como "Privado" e "Oculto" - continuam a poder ser usados ao balcão, mas deixam de se confundir com a mensalidade normal. Se a academia ainda não tiver planos - ou faltar o da modalidade que abriu ontem - um operador admin cria-o ali, no botão Criar plano: escolhe-se um modelo, confirma-se o nome e o preço, e a inscrição continua com o plano novo já escolhido. Esse plano nasce a cobrir todas as modalidades activas e afina-se depois em Configuração › Planos. Um operador professor não cria planos - a mensagem diz-lhe quem o faz. E se a pessoa ainda não tiver ficha? Cria-se no mesmo sítio: com a pesquisa vazia aparece o passo Nova pessoa, que pergunta quem vai treinar e dá três respostas - Adulto, Menor, responsável já na academia e Menor, responsável novo. A última cria encarregado e criança de uma vez, e aceita o NIF do menor (é o que o seguro precisa). Se escreveres a data de nascimento de um menor no formulário de adulto, a app avisa-te e oferece Registar como menor sem perderes o nome nem a data que já lá estão. Na procura do responsável entram também os pais que não treinam, que o balcão esconde no resto do tempo - era por isso que o segundo filho de um pai não-praticante não tinha como ser inscrito aqui.
Presenças - fazer check-in numa aula. Se o balcão tiver leitor NFC, encosta-se o cartão e escolhe-se a aula (mesmo tipo de leitor do kiosk). A lista abre com as aulas do plano da pessoa; as outras que estão na janela de marcação ficam atrás de "Ver outras aulas a decorrer" - e abrem-se sozinhas quando o plano não tem nenhuma ali. Podes marcar numa aula fora do plano: é o caminho para quem aparece a experimentar No Gi estando inscrito só em Gi, para uma reposição ou para um treino extra. Cada cartão traz o aviso que interessa antes de carregares - "Por começar" (a pessoa chegou cedo), "Já terminou" (a aula já se deu, confirma se é mesmo essa), "Fora do plano" e "Outra faixa" (a mais perigosa de ignorar: uma criança numa aula de adultos). A escolha automática só olha para as aulas do plano, para não marcar por ti uma aula que a pessoa não frequenta. Ao escolheres uma aula de fora, liga-se o "Marcar como aula experimental": é isso que a põe no seguimento de Aulas Experimentais, para depois lhe propores um plano. Desligado, fica uma presença normal.
Registar quem está a dar a aula - quando houve troca à última hora, o nome do professor no cartão da aula é clicável e abre a lista de professores. Escolhes quem está no tatame; há também uma opção para repor o professor do horário. Vale antes e durante a aula, e é isto que decide a quem as presenças dessa aula ficam creditadas - incluindo as que já tinham sido marcadas antes de registares a troca. A lista mostra todos os professores ativos (os da modalidade aparecem primeiro e assinalados), porque quem substitui nem sempre tem a modalidade na ficha. Se a aula ainda não tiver começado, os alunos são avisados da troca; com a aula a decorrer, não - já estão na sala. Ver Gerir o teu horário e aulas.
Aula experimental - o cartão Aula experimental agenda uma experimental (não é para quem está no tatame agora - para isso é o Marcar Presença). Não tem de ser aluno: quando a pesquisa não devolve ninguém, abre-se por baixo o mesmo Nova pessoa do Inscrever - uma experimental é, por definição, para quem ainda não treina aqui. A grelha de datas já inclui hoje, marcado com a etiqueta "Hoje", e uma aula sai da lista assim que termina - às 21:00 já não se agenda a aula das 19:00. A presença nasce pendente e aparece na faixa "a confirmar" do ecrã do tatame, para o professor a aceitar quando a pessoa entra. Ver Aulas experimentais.
Vender Loja - registar uma venda paga na hora: carrinho com vários artigos, quem levou (aluno, dependente, visita ou staff) e o método (numerário, MB WAY ou transferência). Não é preciso haver conta: a Venda avulsa (sem registo) serve quem entrou de fora, com um nome livre e opcional - deixou de haver razão para criar um "cliente ocasional" que nunca mais volta. A encomenda fica logo Entregue e o stock sai com rasto. Ver Registar uma venda na hora.
Entregar Encomendas - fecha no balcão o que o aluno encomendou pela loja: as Prontas (pagas, à espera de levantamento), as Em atraso e as Pendentes, que se podem cobrar e entregar no mesmo gesto.
Tags NFC - atribuir ou reatribuir uma pulseira/cartão a um aluno, sem sair do balcão.
Nova Visita - formulário mínimo para quem aparece sem estar inscrito (visitante, aula avulsa, alguém que vem só espreitar). Nome e contacto (email e telemóvel) são obrigatórios — sem contacto a visita ficava um registo fantasma sem conta nem forma de seguimento. A ficha fica reutilizável: quando essa pessoa se inscrever, aproveita-se o registo em vez de criar outro. Se for menor, liga o "É menor de idade (tem encarregado)": o nome, a data de nascimento, o género e o peso passam a ser os da criança, e o email e o telemóvel os do encarregado. A Orira cria os dois de uma vez - o encarregado com a conta, o menor como dependente dele. Um menor nunca é titular de conta; o que já não precisas de fazer é criá-lo à parte, primeiro. E se o email já tiver conta Orira? Depende de onde. Se a pessoa já é aluna desta academia, o balcão manda-te à pesquisa - ela está lá. Se a conta é de outra academia, o balcão liga-a a esta em vez de a recusar: fica com ficha aqui e é avisada por email. O nome e a data de nascimento continuam a ser os da conta dela, e não o que escreveste - o que escreves serve para a encontrar, não para lhe reescrever a ficha; por isso o aviso diz que ligou, e pode aparecer na lista com um nome ligeiramente diferente.
Em atraso - a lista de quem tem pagamento pendente, para resolver na hora.

Ao lado, o balcão mostra estatísticas do dia e da sessão (pagamentos, presenças, vendas, visitas) e um registo de atividade recente, para o operador ter noção do movimento.

Quem já tem conta Orira: procura pelo email

A pesquisa do balcão procura por nome. Mas quem aparece a treinar e não é daqui — o atleta de outra academia da Orira, por exemplo — não está na tua lista, e o nome dele não a vai encontrar.

Nesse caso escreve o email na mesma caixa de pesquisa. Quando a procura por nome não devolve nada e o que escreveste é um email, o balcão pergunta à Orira e diz-te uma de três coisas:

"Encontrei a conta de João S." - a pessoa tem conta Orira noutra academia. Carrega em Ligar a esta academia e fica com ficha aqui na hora, pronta a marcar presença, cobrar ou inscrever. Não escreves nada: o nome e a data de nascimento vêm da conta dela. A pessoa é avisada por email. Só te mostramos o primeiro nome e a inicial - o suficiente para confirmares com quem está à tua frente, e não mais do que isso.
"Já está nesta academia" - carrega em Ver na lista e ela aparece na pesquisa normal.
"Ninguém na Orira tem este email" - aí sim, crias a pessoa: no Nova pessoa do Inscrever ou da Aula experimental, ou na Nova Visita.

Isto funciona em todos os sítios do balcão onde procuras uma pessoa: marcar presença, cobrar, inscrever, aula avulsa e agendar uma experimental. E também na Nova Visita: assim que escreves um email que já tem conta, o formulário encolhe e fica só o botão de ligar - porque o nome, a data de nascimento, o género e o peso que escrevesses ali seriam ignorados a favor dos da conta.

Resolução de problemas

"Balcão não ativado" - o dispositivo ainda não foi ativado, ou o cookie de ativação foi limpo. Abre outra vez o link de ativação (QR) desse balcão.
O balcão deixou de funcionar de repente - o token pode ter sido revogado no painel. Cria um novo token e reativa o dispositivo pelo link/QR.
O PIN não é aceite (ou foi esquecido) - repõe-se o PIN a partir do balcão; a pessoa define depois um novo no Perfil.
"Sem acesso" - esse utilizador não tem perfil de admin ou professor nesta academia, por isso não pode operar o balcão. Atribui-lhe o papel no painel.